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学生档案管理办法

    第一章 总 则

    第一条 学生档案管理工作是做好毕业生工作的重要工作之一，是毕业生管理工作的重要组成部分。为了进一步加强毕业生档案管理工作，提高档案管理水平，根据有关管理规定，结合学校实际，制定本办法。

    第二条 毕业生档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统，以便有效地开发利用。

    第三条 各个单位对毕业生档案管理工作要高度重视，明确人员、落实责任、严格程序，做好该项工作。

    第二章 毕业生档案材料的整理归档

    第四条 归档范围：入学档案材料（高中材料、高考材料）；组织材料（团组织材料、党组织材料）；学籍材料、学年鉴定材料、毕业鉴定材料、奖惩材料、体检材料等。

    第五条 各系部及有关处室要及时整理有关档案材料，对毕业生档案进行认真清理，仔细核对档案材料，认真登记每份档案的材料清单，做到帐物相符，避免错漏现象发生。

    第六条 严禁非档案管理人员和学生参与档案材料的整理工作。

    第七条 破损档案要及时向领导汇报，查明原因，及时处理。

    第三章 毕业生档案的交接和转递

    第八条 各系部及有关处室应按照学校就业工作的总体部署，按时将整理后的毕业生档案送交院学生挡案室，附《学生档案登记表》一式两份，有特殊情况的档案应另附说明材料。

    第九条 学校就业部门档案管理人员接收各系部毕业生档案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在《学生档案登记表》上签字，并将《学生档案登记表》存档造册备查。

    第十条 就业部门档案管理人员对各系送交档案及时进行分类整理，在规定时间内通过邮政机要、派人送达等方式将毕业生档案转递至毕业生就业单位；特殊情况如毕业生就业单位人事部门专人索取，在查验单位调档信函及来人证件后，方可办理档案领取手续。

第十一条 档案发、送、取等情况，学校就业部门档案管理人员应填写《毕业生档案调出登记表》一式三份，其中档案接收单位保存一份，学校就业主管部门保存两份，学校要将存根和有收件人签字的《毕业生档案调出登记表》分类存档，以备核查。

    第四章 毕业生档案的管理

    第十二条 暂时保存在学校的毕业生档案由毕业生就业主管部门指定专人负责管理，学校要设置专用的毕业生档案库房，配备专用的档案柜。

    第十三条 档案库房及档案柜要整洁卫生，并具有防盗、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等功能。

    第十四条 档案库房严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其它物品。

    第十五条 档案管理人员要定期对库藏档案进行全面检查和核对工作，做到帐物相符。有特殊情况要随时向领导汇报，查明原因，及时处理。

    第五章 毕业生档案的利用

    第十六条 毕业生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。

    第十七条 如用人单位需调阅毕业生档案，须持单位介绍信，经档案管理人员同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。

    第十八条 学校就业部门档案管理人员负责将各系部毕业生档案信息分类录入电脑，并及时进行动态维护。

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